Gestión de archivos

Somos Mudanzas Hércules, especialistas en servicios de mudanzas y otros trabajos como el de gestión de archivos. Sabemos que hoy en día uno de los aspectos más valorados es la información y por eso con nuestros servicios, todos sus archivos y documentos quedarán protegidos y a salvo evitando su pérdida. Contamos con un equipo de informáticos profesionales, además de diferentes programas informáticos, con capacidad para gestionar y almacenar todos los documentos que usted necesite siempre con el máximo cuidado.

En Mudanzas Hércules estamos preparados para todas las propuestas que se nos presenten ya que estamos altamente capacitados para realizar cualquier trámite referente al tratamiento de información, organización y almacenaje de documentos tanto para particulares, empresas como organismos de carácter público o privado.

Nos encargaremos de todo el proceso para que tenga una tranquilidad total y pueda eliminar esa preocupación de su día a día. Somos conocedores de que, en ocasiones, surge la necesidad de trasladar documentos ya archivados durante un largo periodo de tiempo. Por ello, mantener un perfecto orden y cuidado de todo el material, es nuestra única prioridad.

Puede confiar totalmente en nuestros servicios, el alto grado de satisfacción de nuestros clientes desde 1924 nos ha avalado a lo largo de todos estos años de trayectoria profesional.

Servicio de gestión de archivos 

En Mudanzas Hércules ponemos a su disposición unas modernas instalaciones distribuidas por varias localidades y provincias para almacenar la documentación necesaria con total garantía, ya que están supervisadas por los profesionales más cualificados.

La gestión de archivos comienza desde la más personal de las cajas de un cliente hasta los documentos intransferibles de un archivo de una gran empresa o cualquier institución. Todos ellos, sean del ámbito que sean, siempre serán tratados con minuciosidad y absoluta confidencialidad.

Hoy en día, con la falta de tiempo de las empresas, el elevado ritmo de vida y la falta de perfiles especializados, surge la necesidad de un servicio que organice, gestione y mantenga protegidos todos nuestros archivos y documentos, de ahí, que nuestra empresa sea tu mejor opción. Solo tiene que ponerse en contacto con nosotros e informarnos de lo que necesita para brindarle el mejor asesoramiento. Además, nuestro personal se encargará de despejar todas sus dudas y ayudarle a mantener todos sus archivos de manera organizada y segura, independientemente del lugar donde se encuentre ya que trabajamos a nivel local, nacional e internacional. Déjelo en nuestras manos para que nos encarguemos nosotros de todas las gestiones necesarias y que pueda despreocuparse de esa pesada y tediosa que carga que le supone.

Almacenaje y organización de archivos

Nuestra empresa le ofrece soluciones en cuanto a protección de datos, movilidad, de coste y de espacio. Acerca de la seguridad, nos encargamos de que su información y los documentos mantengan su carácter privado, sabiendo en todo momento que nadie podrá acceder a ellos encontrándose a buen recaudo en un lugar seguro como en nuestras instalaciones, permanentemente vigiladas.

Hoy en día es importante mantenernos a la última en el ámbito digital y tecnológico. Por eso, nuestros programas y nuestro equipo experto en la materia, se encargará de que en todo momento se mantenga actualizado y de facilitarle los archivos cuando usted los necesite lo más rápido posible.

También, podrá liberar espacio en su empresa u oficina evitando que se almacenen documentos que por ahora no necesita. Nuestras instalaciones disponen de hasta 60 metros cúbicos para salvaguardar todos los ficheros hasta que usted nos indique. Con nuestros servicios, notará que recudir en espacio, en tiempo y en preocupaciones, le supone un ahorro para usted y su empresa. Nada como mantener su espacio y tiempo totalmente libre para poder dedicarlos a otros asuntos que requieran de su atención.

En nuestras delegaciones ubicadas en A Coruña, Lugo, Pontevedra o Madrid, disponemos de todas las medidas de seguridad tanto activas como pasivas para sus documentos y archivos para evitar su pérdida y mantenerlos a salvo. No dude en ponerse en contacto con nosotros a través de nuestro formulario de contacto y le informaremos sin ningún compromiso.

Estamos convencidos de que le brindaremos las mejores soluciones en gestión de archivos, así como también, en nuestro servicio de guardamuebles y almacenajes tras los más de 90 años de historia de nuestra empresa.

¡Recuerde que lo más importante para usted, también lo es para nosotros!

Si todos pensamos en un archivo documental de una empresa, nos vienen a la mente estanterías enormes y cajones con infinidad de carpetas. Todas las empresas tienen la necesidad de organizar la documentación, y las copias en papel están ocupando ya un segundo plano.

Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc. Si nos parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.
Todo ello nos hace plantearnos que una gestión documental es una gran solución, que ofrece la información de forma organizada y eficiente.

La gestión de archivos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.

Son muchas las ventajas de un sistema de gestión de archivos pero de entre todas vamos a destacar las siguientes:
– Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
– Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
– Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación de archivos bien organizada facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, pérdidas, etc.
– Optimización del tiempo. No será necesario perder el tiempo buscando documentos.
– Control de Seguridad, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
– Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
– Liberación de espacio físico del archivo en la empresa. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo de tu empresa porque nosotros contamos con ese espacio que te hace falta.

En Mudanzas Hércules ofrecemos una amplia gama de soluciones para la gestión de archivos en tu empresa, garantizándote siempre la eficiencia, seguridad y confidencialidad de la información objeto del proceso de gestión. Para ello pondremos a tu disposición un sistema de gestión que cuenta con una cuidada planificación de recursos y medidas necesarias. Disponemos de carros y jaulas especiales para el transporte de archivos, de vehículos de mudanza preparados con trampillas sube-baja para su correcta manipulación, así como de cajas y contenedores especiales con los que podemos seleccionar aquel material documental destinado a ser destruido.

Pero no solo nos podemos encargar del embalaje y transporte de tus documentos, sino también de la destrucción de los archivos. Y es que la acumulación de papel es otro factor fundamental de pérdida de espacio en tu empresa. Bien sea de manera puntual o de forma periódica, si necesitas eliminar papeles y desecharlos nos encargamos del empaquetado de la documentación en cajas recicladas o en contenedores sellados para deshacernos de ellos abogando por el cuidado del medio ambiente.

¿Por qué es necesaria la gestión de archivos en tu empresa?
– Porque necesitas conseguir una mejora de los costes del archivo de los documentos, liberando espacio físico en las oficinas.
– Porque has aumentado o cambiado el emplazamiento de tu negocio y precisas de un servicio profesional de documentos.
– Para clarificar la base documental necesaria en el día a día que permitirá adecuar y organizar el resto de los archivos en el nuevo emplazamiento.

¿Por qué debe una empresa hacer destrucción profesional de sus documentos?
– Por seguridad. Es fundamental destruir el papel de manera correcta atendiendo a la LOPD, que marca distintos niveles según la tipología del documento.
– Por ahorro. Vaciando los papeles de las baldas, mesas y estanterías se libera también espacio de trabajo efectivo.
– Por ecología. Contribuyendo a la conservación del medio ambiente gracias a que todos los documentos triturados serán reciclados y reutilizados.

Tu empresa nos importa, con Mudanzas Hércules estarás en buenas manos. Llámanos al 981 253 512 para ayudarte con la gestión de archivos para tu empresa.