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Gestión de archivos

Sabemos que hoy en día uno de los aspectos más valorados es la información y por eso con nuestros servicios todos sus archivos y documentos quedarán protegidos y a salvo, evitando su pérdida. Contamos con un equipo de informáticos profesionales, además de diferentes programas informáticos, con capacidad para gestionar y almacenar todos los documentos que usted necesite siempre con el máximo cuidado.

Si necesita más información o prefiere pedirnos presupuesto, llámenos al 981 253 512

 

En Mudanzas Hércules estamos preparados para responder a cualquier petición pues contamos con la formación necesaria para gestionar trámites relacionados con la información, organización y almacenaje de documentos, tanto para particulares y empresas como para organismos de carácter público o privado.

Nos encargamos de todo el proceso para que tenga una tranquilidad total y pueda eliminar esa preocupación de su día a día. Somos conocedores de que, en ocasiones, surge la necesidad de trasladar documentos ya archivados durante un largo periodo de tiempo. Por ello, mantener un perfecto orden y cuidado de todo el material es nuestra única prioridad.

Puede confiar totalmente en nuestros servicios, el alto grado de satisfacción de nuestros clientes desde 1924 nos ha avalado a lo largo de todos estos años de trayectoria profesional.

Servicio de gestión de archivos

En Mudanzas Hércules ponemos a su disposición unas modernas instalaciones distribuidas por varias localidades y provincias para almacenar la documentación necesaria con total garantía, ya que están supervisadas por los profesionales más cualificados.

La gestión de archivos comienza desde la más personal de las cajas de un cliente hasta los documentos intransferibles de un archivo de una gran empresa o cualquier institución. Todos ellos, sean del ámbito que sean, siempre serán tratados con minuciosidad y absoluta confidencialidad.

Hoy en día, con la falta de tiempo de las empresas, el elevado ritmo de vida y la falta de perfiles especializados, surge la necesidad de un servicio que organice, gestione y mantenga protegidos todos nuestros archivos y documentos, de ahí que nuestra empresa sea su mejor opción. Solo tiene que ponerse en contacto con nosotros e informarnos de lo que necesita para brindarle el mejor asesoramiento. Además, nuestro personal se encargará de despejar todas sus dudas y ayudarle a mantener todos sus archivos de manera organizada y segura, independientemente del lugar donde se encuentre ya que trabajamos a nivel local, nacional e internacional. Déjelo en nuestras manos para que nos encarguemos nosotros de todas las gestiones necesarias y que pueda despreocuparse de esa pesada y tediosa que carga que le supone.

Almacenaje y organización de archivos

Nuestra empresa le ofrece soluciones en cuanto a protección de datos, movilidad, de coste y de espacio. Acerca de la seguridad, nos encargamos de que su información y los documentos mantengan su carácter privado, sabiendo en todo momento que nadie podrá acceder a ellos encontrándose a buen recaudo en un lugar seguro como en nuestras instalaciones, permanentemente vigiladas.

Hoy en día es importante mantenernos a la última en el ámbito digital y tecnológico. Por eso, nuestros programas y nuestro equipo experto en la materia se encargará de que en todo momento se mantenga actualizado y de facilitarle los archivos cuando usted los necesite lo más rápido posible.

También podrá liberar espacio en su empresa u oficina evitando que se almacenen documentos que por ahora no necesita. Nuestras instalaciones disponen de hasta 60 metros cúbicos para salvaguardar todos los ficheros hasta que usted nos indique. Con nuestros servicios notará que recudir en espacio, en tiempo y en preocupaciones le supondrá un ahorro para usted y su empresa. Nada como mantener su espacio y tiempo totalmente libre para poder dedicarlos a otros asuntos que requieran de su atención.

En nuestras delegaciones ubicadas en A Coruña, Lugo, Pontevedra o Madrid, disponemos de todas las medidas de seguridad, tanto activas como pasivas, para sus documentos y archivos para evitar su pérdida y mantenerlos a salvo.

 

Ventajas del sistema de gestión de archivos

Ha pasado la época en que un archivo de documentos de una empresa ocupaba grandes espacios con miles de carpetas y cajas almacenadas pues el papel cada vez es menos utilizado.

La cantidad de información que genera un negocio puede ser enorme y las normativas reclaman que se mantenga durante un periodo de tiempo determinado, diferente según el sector al que pertenezca (laboral, fiscal, mercantil, civil, etc.). A gestionar o buscar en estos archivos los trabajadores tienen que dedicar mucho tiempo por lo que una gestión documental eficiente es una gran solución para tener los datos bien organizados y disponibles.

La gestión de archivos consiste en almacenar, organizar y gestionar la documentación de una empresa para que el empleado la tenga disponible de forma rápida cuando la necesite.

Entre las ventajas del sistema de gestión de archivos destacan:

  • Almacenaje central para toda la documentación.
  • Evita que se pierda información pues los documentos están organizados y localizables.
  • Accesibilidad a la hora de acceder a la documentación sin duplicidades, retrasos o extravíos.
  • Gestión optimizada del tiempo a la hora de localizar información.
  • Más seguridad, especialmente para documentos sensibles y protegidos.
  • Cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y otras normativas relacionadas con el tratamiento de la información.
  • Recuperación de espacio físico en el archivo empresarial, pues nosotros se lo proporcionamos.

En Mudanzas Hércules ofrecemos una amplia gama de soluciones para la gestión de archivos en su empresa, garantizándole siempre la eficiencia, seguridad y confidencialidad de la información objeto del proceso de gestión. Para ello pondremos a su disposición un sistema de gestión que cuenta con una cuidada planificación de recursos y medidas necesarias. Contamos con espacios específicos (carros y jaulas) para mover los archivos y vehículos provistos de trampillas sube-baja para su correcta manipulación, así como de cajas y contenedores especiales con los que podemos seleccionar aquel material documental destinado a ser destruido.

Pero no solo nos ocupamos de embalar y transportar sus documentos, sino también de su destrucción si es necesaria. Y es que la acumulación de papel es otro factor fundamental de pérdida de espacio en una empresa. Bien sea de manera puntual o de forma periódica, si necesita eliminar papeles y desecharlos nos encargamos del empaquetado de la documentación en cajas recicladas o en contenedores sellados para eliminarla, siempre reciclando o con procesos respetuosos con el medio ambiente.

¿Por qué es necesaria la gestión de archivos en su empresa?

  • Porque necesita conseguir una mejora de los costes del archivo de los documentos, liberando espacio físico en las oficinas.
  • Porque ha aumentado o cambiado el emplazamiento de su negocio y precisa de un servicio profesional de documentos.
  • Para clarificar la base documental necesaria en el día a día que permitirá adecuar y organizar el resto de los archivos en el nuevo emplazamiento.

¿Por qué debe una empresa hacer destrucción profesional de sus documentos?

  • Por seguridad. Es fundamental destruir el papel de manera correcta atendiendo a la LOPD, que marca distintos niveles según la tipología del documento.
  • Por ahorro. Vaciando los papeles de las baldas, mesas y estanterías se libera también espacio de trabajo efectivo.
  • Por ecología. Contribuyendo a la conservación del medio ambiente gracias a que todos los documentos triturados serán reciclados y reutilizados.

No dude en ponerse en contacto con nosotros a través de nuestro formulario de contacto y le informaremos sin ningún compromiso. Estamos convencidos de que le brindaremos las mejores soluciones en gestión de archivos, así como también en nuestro servicio de guardamuebles y almacenajes tras los más de 90 años de historia de nuestra empresa.

¡Recuerde que lo más importante para usted, también lo es para nosotros!

Su empresa nos importa, con Mudanzas Hércules estará en buenas manos. Llámenos al 981 253 512 para ayudarle con la gestión de archivos para su empresa.

Hombres guardando cajas en camión
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